Анастасия
Что это такое взаиморасчеты?
Самой важной составляющей учетной системы является ведение взаиморасчетов. Это даже можно назвать самой главной, так как деньги на любом предприятии намного важнее, чем внутреннее передвижение товара и его остатки на складах.
В условиях жесткой конкуренции очень сложно производить взаиморасчеты на крупных предприятиях, когда товар может отпускаться в кредит, так как нет полной уверенности в платежеспособности клиента.
Требования к взаиморасчетам
При работе с постоянным клиентом, как правило, взаиморасчеты - это прохождение по схеме, которая выработана путем переговоров и устраивает всех участников.
Существуют в этой области некоторые требования, которые нужно строго соблюдать.
Требования, которые предъявляются к системе взаиморасчетов:
Достоверность.
Вывод данных должен происходить быстро и без сложностей.
Возможность контролировать задолженность.
Быстрая детализация отчетов любой сложности.
В эту систему входит две подсистемы: первая следит за движением товара (склад), вторая следит за движением денег (касса). Обе этих подсистемы нераздельны друг от друга и принимают участие во взаиморасчетах.
Рассмотрим простой пример. Мы пришли в магазин за покупкой. Нам подают выбранный товар (товарная операция), мы оплачиваем покупку (кассовая операция). Как только мы взяли в руки поданный нам товар, мы становимся должниками магазина на сумму покупки.
Как только мы отдали продавцу деньги, мы погасили задолженность. Какие бы крупные операции не происходили на предприятиях, принцип всегда один.
Виды взаиморасчетов
Взаиморасчеты - это в принципе понятный процесс, который делится еще и на некоторые виды, которых три:
Взаиморасчеты по заказам - в том случае, когда взаиморасчет происходит по конкретному заказу клиента.
Взаиморасчет по договору - все покупки и продажи осуществляются согласно подписанному между сторонами договору. Это может быть продажа товара в кредит, либо покупка по предоплате.
Взаиморасчет по накладным - в этом случае покупка или продажа оплачивается отдельно по конкретной накладной.
Этих видов достаточно для того, чтобы можно было охватить все сферы деятельности, в которых присутствуют взаиморасчеты.
Итак, взаиморасчеты - это прямое перераспределение доходов, от продажи товаров или услуг, между той или иной организацией, которые учувствуют в предоставлении услуг или в продаже товара.
Говоря простым языком, это операции купли-продажи. Ведет все операции по расчетам в большинстве случаев бухгалтер-экономист, он же и отвечает за всю отчетную документацию по взаиморасчетам.
Для осуществления качественного контроля в современных условиях просто необходимо применение качественного программного обеспечения.
Как правило, грамотное отражение текущих операций позволяет быстро и своевременно получить любую информацию по взаиморасчетам.
к Депозитарному договору
№ _____ от “____“ _________2012 года.
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок взаиморасчетов определяет отношения Депозитария и Депонента в части, касающейся их денежных расчетов по Депозитарному договору (далее – Договор), в течение всего срока действия Договора.
1.2. Порядок взаиморасчетов действует и после расторжения Договора вплоть до полной передачи, в соответствии с Условиями, ценных бумаг Депонента, хранившихся в Депозитарии (учитываемых на счете депо Депонента в Депозитарии), от Депозитария к Депоненту и оплаты услуг Депозитария.
1.3. Порядок взаиморасчетов может быть изменен:
· в любой момент после подписания сторонами соглашения, изменяющего или дополняющего настоящий Порядок взаиморасчетов;
· Депозитарием в одностороннем порядке через один месяц после уведомления в письменном виде Депонента о внесении соответствующего изменения.
1.4. Платежи Депонента Депозитарию по Договору осуществляются на основании выставляемых счетов. Счета выставляются Депозитарием и оплачиваются Депонентом в рублях. Счета могут высылаться Депозитарием Депоненту с использованием средств факсимильной связи.
1.5. Платежи Депонента Депозитарию по Договору включают в себя:
· оплату услуг по хранению ценных бумаг и (или) учету прав Депонента на ценные бумаги;
· оплату услуг Депозитария по проведению текущих операций для Депонента;
· оплату дополнительных услуг Депозитария.
1.6. Услуги Депозитария по хранению ценных бумаг и (или) учету прав Депонента на ценные бумаги, переданные Депозитарию как номинальному держателю, оплачиваются Депонентом на основании счетов, выставляемых Депозитарием Депоненту ежемесячно. Счета выставляются на основании раздела 2 настоящего Порядка взаиморасчетов (Прейскуранта услуг Депозитария) в течение первых пяти рабочих дней месяца, следующего за оплачиваемым.
1.7. Стоимость услуг Депозитария по хранению ценных бумаг и (или) учету прав собственности Депонента на ценные бумаги рассчитывается следующим образом: неполный месяц пользования услугами Депозитария округляется до полного и счет выставляется как за полный месяц учета и хранения ценных бумаг Депонента.
1.8. Счета, указанные в п.1.6., оплачиваются Депонентом в течение десяти банковских дней со дня выставления их Депозитарием.
1.9. Услуги Депозитария по текущим операциям, проводимым Депозитарием по распоряжениям Депонента или по дополнительным соглашениям Сторон, оплачиваются Депонентом на основании счетов, выставляемых Депозитарием не чаще, чем один раз в неделю на основании раздела 2 настоящего Порядка взаиморасчетов.
1.10. В счета, выставляемые Депозитарием Депоненту за проведение текущих операций, включаются издержки Депозитария на проведение соответствующих операций, а именно:
· расходы на оплату услуг сторонних организаций:
Регистраторов и депозитариев;
Расчетных организаций;
Трансфер-агентов;
Агентов по перерегистрации;
Курьеров;
Почты (в том числе, при необходимости, экспресс-почты);
Нотариусов и переводчиков;
· транспортные расходы;
· расходы на командировки сотрудников;
· другие разумные расходы, произведенные Депозитарием для выполнения распоряжений Депонента.
1.11. В том случае, если сумма издержек, оговоренных в п. 1.10., по предварительным расчетам превышаетДвадцать тысяч) рублей, Депозитарий имеет право выставить счет, указанный в п. 1.10, до проведения операций. В этом случае операции проводятся после получения денежных средств от Депонента.
1.12. Счета, указанные в п. 1.10, оплачиваются Депонентом в течение десяти (девяноста – для нерезидентов) банковских дней с момента выставления их Депозитарием. Вместе со счетами Депозитарий выписывает счета-фактуры. По согласованию Сторон, они подписывают акт о выполненных работах за отчетный период.
1.13. Датой оплаты считается дата списания требуемой суммы с расчетного счета Депонента при наличии платежного поручения с отметкой расчетного банка Депонента или мемориального ордера , полученных через банк, либо непосредственно от Депонента. Если в течение тридцати (30) (для нерезидентов – 95) календарных дней с даты выставления счета на оплату услуг денежные суммы в размере выставленного счета не будут зачислены на расчетный счет Депозитария, то Депозитарий вправе приостановить осуществление всех операций по счету депо Депонента, а также прием депозитарных поручений от Депонента до полного возмещения всех причитающихся по Договору сумм.
1.14. При оплате счета в долларах США или Евро сумма платежа пересчитывается по курсу Центрального банка РФ на дату выставления счета. При значительном уменьшении курса доллара США и (или) Евро по отношению к рублю (больше, чем на 15% от курса на дату заключения договора) Депозитарий вправе в одностороннем порядке изменить Прейскурант, предварительно уведомив об этом Депонента.
2. Прейскурант услуг Депозитария .
№ п/п | Наименование услуг | Стоимость/доплата за срочное исполнение | Единица измерения |
||
Открытие счета депо | руб. за счет |
||||
Закрытие счета | руб. за счет |
||||
Ведение счета депо | |||||
Ведение счета депо | руб. в месяц за хранение и/или учет | руб. за поездку |
|||
Расходы на командировку, связанную с исполнением поручения Депонента | руб. за день/1 сотрудник, не считая накладных расходов |
||||
Почтовые расходы (включая подготовку документов для отправки) | |||||
Почта России | руб. за одно заказное письмо |
||||
Иные почтовые службы | руб. за одно письмо |
||||
Услуги нотариусов по заверению копий учредительных документов Депозитария для открытия счета НД в реестрах владельцев ценных бумаг или в депозитариях | руб. за заверение копий комплекта документов |
||||
Отправление корреспонденции по междугородней факсимильной связи в интересах Депонента | 60 за страницу, но не менее 180 | ||||
Изготовление ксерокопий документов, предоставленных Депонентом | руб. за страницу |
||||
Иные услуги, связанные с исполнением Депозитарием поручения Депонента, не названные в настоящем Прейскуранте | по соглашению сторон |
3. ПОДПИСИ СТОРОН
На указанный тариф производится начисление НДС по действующей ставке.
Включая прием учредительных документов, доверенностей и проверку правильности оформления;
В случае резервирования ЦБ на корреспондентском счете Депозитария, открытом в ином депозитарии, обслуживающем организатора торгов. Открывается на основании дополнительного соглашения к Договору.
Без учета прямых издержек Депозитария.
Без учета прямых издержек Депозитария.
Без учета прямых издержек Депозитария, если такие возникнут.
Без учета услуг нотариуса, переводчика и сторонних организаций.
Без учета прямых издержек. В случае наличия нескольких Депонентов прямые издержки и комиссия делятся между ними в равных долях.
Если соответствующим договором с регистратором не предусмотрены иные расценки.
Без учета комиссии за выезд курьера.
Вот движения документа Поступление безналичных денежных средств: Если платеж провести правильно, взаиморасчеты закроются полностью, что покажет отчет Ведомость расчетов с клиентами. Мы заплатили 50 тысяч рублей по договору, и у клиента теперь видна предоплата ещё на 16 960 р. Теперь все правильно и логично, можно делать ещё продажи по этому договору. Далее рассмотрим взаиморасчеты по накладным (документам). Взаиморасчеты по накладным в 1С Управление торговлей 11 Снова создадим заказ клиента, но теперь выберем договор «По накладным» с вариантом взаиморасчетов По накладным. Проведем заказ и посмотрим движения. И вот незадача, а движений по регистрам взаиморасчетов в заказе нет совсем… Как же так? А так, движение по регистру Расчеты с клиентами появится только в документе Реализация товаров. Объект расчетов, как можно догадаться будет документ реализации.
Версия для печати Вот и дошла очередь до взаиморасчетов. Ведение взаиморасчетов одна из самых важных составляющих любой учетной системы. Да, наверное, даже самая важная. На второе место я бы поставил управление складскими остатками.
А если договора нет? Значит взаиморасчеты по умолчанию будут по заказам, если создан документ Заказ клиента, если заказа нет и сразу создан документ Реализация товаров, то взаиморасчеты будут по документу реализации. Взаиморасчеты по договорам в 1С Управление торговлей 11 Создадим новый Заказ клиента. выберем договор, в котором мы указали, что расчеты ведутся по договорам. Название договора «По договору». Посмотрим движения по регистру Расчеты с клиентами: Объект расчетов встал договор «По договору».
Далее создадим реализацию и продадим товар клиенту. Создадим документ Поступление безналичных денежных средств. Только создадим не на основании заказа или реализации, а отдельно из раздела Финансы. так обычно и бывает, платежи разносит отдельный бухгалтер.
Как проводится оплата? После того как документ предоставляется в банк чекодержателя на инкассо для выплаты нужных средств, оформляется процедура предъявления чека к платежу. Зачисление денежных средств по инкассированному чеку осуществляется только после того как они будут перечислены со счета плательщика, если другое не предусматривается установленным договором между банком и чекодержателем. Человек, предоставляющий такой документ, не имеет права отзывать чек до того момента, пока не истечет установленный срок для его предъявления.
Плательщик должен заранее удостовериться любыми доступными ему способами в том, что полученный документ действительно является подлинным. Порядок возмещения убытков, которые возникают из-за оплаты со стороны плательщика украденного, потерянного или подложного чека, устанавливается в соответствии с действующим законодательством РФ.
При этом стоит отметить, что в чеке может отсутствовать указание места его составления, и в таком случае он будет рассматриваться как документ, подписанный в месте расположения чекодателя. В процессе проведения чековых расчетов стороны заключают между собой специальный договор, в котором устанавливается точный порядок открытия и дальнейшего ведения счетов для проведения таких операций. Также оговариваются специальные способы и сроки, в которые должна передаваться нужная информация, порядок подкрепления чекового счета клиента, обязательства каждой из сторон.
В каждом банке разрабатываются внутренние правила проведения чековых расчетов, уникальное содержание формы чека, сроки расчетов, основные условия оплаты, тонкости оформления и еще масса других особенностей.
Для большей наглядности примеров условимся о том, что с контрагентом «Покупатель-1» мы используем методику ведения взаиморасчетов «по заказам», а с контрагентом «Покупатель-2» детализацию по документам расчетов. Применительно к использованию методики ведения «по заказам» в отчете 1С это будет выглядеть следующим образом: Контрагент Сумма взаиморасчетов Договор контрагента Нач. остаток Приход Расход Кон. остаток Сделка Покупатель-1 10 000,00 10 000,00 ОД-2, руб. 10 000,00 10 000,00 Заказ покупателя ТК000000001 от 21.09.2009 10 000,00 10 000,00 Представленный отчет демонстрирует появление дополнительной детализации в виде заказа покупателя (сделки). ВАЖНО При выборе варианта использования методики «по заказам», следует учитывать, что указание заказа (сделки) в документах отгрузки и оплаты, является обязательным, в результате заказ становиться признаком, объединяющим эти документы.
Контрагент — это человек, который имеет финансовую связь с производством, фирмой или магазином. Это может быть как сотрудники, так покупатели или поставщики. В данном случае нельзя четко определить, с кем конкретно та или иная организация работает больше и чаще, поскольку каждый контрагент выполняет свою функцию в том, чтобы приносить прибыль организации.
Именно по этой причине необходимо уделять тщательное внимание финансовым вопросам, поскольку в том случае, если выпадет одно звено контрагентов, нарушится вся цепочка. Стоит обратить внимание и на то, что существует понятие расчетов в бухучете, где согласно ведомости или ряду ведомостей, в зависимости от тесного сотрудничества с контрагентом производится финансовый расчет. Он происходит следующим образом: на каждого контрагента в бухгалтерии заведен свой документ, где фиксируется каждая малейшая финансовая деталь.
Важно
Методика ведения взаиморасчетов с контрагентами в программе 1С:Предприятие. Типовые конфигурации 1С:Предприятия 8 (УТ, УПП) предполагают три основных метода ведения взаиморасчетов: · По договору в целом · По заказам (счетам) · Детализация взаиморасчетов по документам расчетов с контрагентами (дополнение к двум первым методикам) ПРИМЕЧАНИЕ Прежде чем приступить к детальному изучению представленных выше методик, давайте разберемся, как в 1С реализован механизм учета взаиморасчетов, понимание этого, в конечном счете, упростит работу пользователя с программой. Для решения задач, связанных с учетом наличия и движения денежных средств в 1С, предлагается механизм регистров накопления, подробнее о регистрах накопления можно прочесть здесь: сайт фирмы 1С.
В соответствии с действующим законодательством, предусматриваются следующие формы безналичного расчета:
Понятие и виды расчетов выбираются клиентами самостоятельно и при этом заранее рассматриваются в договорах, которые они заключают со своими контрагентами. Чековые Чеки представляют собой ценные бумаги, в которых плательщик дает распоряжение своему банку провести оплату указанной суммы держателю. В зависимости от индивидуальных факторов могут использоваться самые разные виды и типы таких документов.
Виды чеков На сегодняшний день принято разделять чеки на две основные разновидности – денежные и расчетные.
В таких документах должны присутствовать обязательные реквизиты, которые устанавливаются второй частью ГК РФ, при этом в нем могут присутствовать и дополнительные сведения, определенные спецификой современной банковской деятельности, а также особенностями налогового законодательства. В частности, вышеупомянутые бумаги должны содержать в себе следующую информацию:
Если в документе отсутствует какой-либо из указанных выше реквизитов, то он сразу автоматически теряет свою силу.
После того, как сотрудничество закончено, это может быть конец месяца или квартала, а может быть и разовая сделка, бухгалтерия выплачивает средства, и помечает это в своих документах. Стоит ли говорить о том, что четкая организация расчетов так важна, если очевидно и так, что если бухгалтерия запутается в бумагах, компания может понести существенный убыток. Важно учесть то, что расчеты в бухучете крайне важны, поскольку именно благодаря четкой организации расчетов в любой момент можно посмотреть всю необходимую информацию по тому или иному контрагенту, или же по всем контрагентам сразу.
Это не только удобно и оперативно, но и очень часто просто необходимо.
Взаиморасчеты по сделке производятся в несколько этапов, главные из них: внесение покупателем аванса и полный расчет между сторонами по сделке, могут быть еще внесения доплат. Об этапах сделки можно прочитать в статье Как провести риэлторскую сделку. Для открытия сделки необходимо, чтобы Покупатель внес задаток или (аванс, залог), для подтверждения серьезности своих намерений. В этот момент обычно заключается Предварительный договор с Продавцом (нотариальный или в простой письменной форме), в котором подробно излагается вся схема взаиморасчетов, если стороны подписали, то подразумевается, что все согласны и должны придерживаться этого порядка внесения денежных сумм. Порядок полного расчета между сторонами по сделке зависит от конкретной ситуации, сложившейся у участников сделки- наличные деньги или безналичные расчеты (кредиты, сертификаты, субсидии, аккредитивы и другие виды).
ОБЯЗАТЕЛЬСТВА СТОРОН
ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗОВ АВТОМОБИЛЬНЫМ ТРАНСПОРТОМ
ДОГОВОР №
Реквизиты, адреса и подписи сторон.
Заключительные положения.
Срок действия договора.
7.1. Договор вступает в силу с момента его подписания сторонами и действует до момента исполнения сторонами своих обязательств.
7.2. Время использования транспорта свыше 15 минут округляется в сторону увеличения до 30 минут, свыше 30 минут округляется до 1 часа.
8.1. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон.
8.2. Факсимильные экземпляры документов имеют силу оригиналов.
Исполнитель: Заказчик :
________________ /Медов М. А./ ____________________ /___________________________/
Индивидуальный предприниматель Суворов Максим Игоревич, именуемый в дальнейшем «Перевозчик», в лице Суворова М.И., действующего на основании Свидетельства о государственной регистрации № 0529293 от 03.12.2014 г., с одной стороны и ________________________________, именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице ________________________________, действующего на основании _________, с другой стороны заключили настоящий Договор о нижеследующем:
1.1. Предметом настоящего договора является выполнение работ по перевозке грузов.
1.2. Перевозчик обеспечивает перевозку груза, а Заказчик обеспечивает загрузку и разгрузку груза при 8-ми часовом времени работы в смену, при норме выработки согласно заявке и количестве автомобилей согласно заявке по согласованию с Перевозчиком.
2.1. Заказчик обязан:
2.1.1. Организовать погрузочно-разгрузочные работы с соблюдением Правил ТБ.
2.1.3. Обеспечить своевременный учет и оформление ТТД с приложением к путевому листу 2-х ТТН.
2.1.4. В случае повреждения по вине Заказчика автомобиля при погрузке-разгрузке Заказчик компенсирует все расходы по устранению повреждения.
2.2. Перевозчик обязан:
2.2.1. Принимать на себя ответственность за правило перевозки и за сохранность перевозимого груза, а также соблюдение правил безопасности труда и противопожарной безопасности.
2.2.2. Обеспечивать своевременную подачу автомобилей Заказчику в технически исправном состоянии.
3.1. Оплата услуг Перевозчика производится согласно договорным тарифам, представляемых Перевозчиком Заказчику в форме Протокола согласования договорной цены не позднее 5 дней до применения. Если в течение 5 дней с момента уведомления от Заказчика не поступило письменного отказа, то Перевозчик оставляет за собой право осуществлять перевозки по измененным тарифам.
3.2. Возможны иные формы расчета за автоуслуги.
3.3. В случае невнесения денежных средств на расчетный счет Перевозчика в течение установленного срока Перевозчик имеет право списать сумму неплатежей со счета Заказчика путем выставления платежного требования. Заказчик принимает на себя обязательство акцептовать все платежные требования Перевозчика, выставленные в соответствии с настоящим Договором к текущему счету Заказчика на условиях предварительного акцепта для оплаты их в день поступления в обслуживающий Заказчика банк, для чего не позднее 10 календарных дней с момента подписания настоящего Договора представить Перевозчику копию заявления на предварительный акцепт с отметкой обслуживающего банка, не исключать Перевозчика из вышеуказанного заявления и не отзывать вышеуказанное заявление в течение всего периода действия настоящего договора.
3.4. Перевозчик имеет право выставлять платежные требования только при условии, что Заказчик не исполнил свои обязательства в сроки, указанные в настоящем Договоре.
3.5. При недостаточности денежных средств Заказчика для покрытия всей суммы задолженности произведенный платеж в первую очередь погашает расходы по получению исполнения (при наличии судебного спора), затем сумму основного долга, а затем проценты за пользование чужими денежными средствами и пеню.
3.6. В случае, когда прейскурант тарифов был предоставлен Заказчику позже предполагаемой даты введения тарифов, Заказчик имеет право считать дату поступления прейскуранта тарифов, датой введения тарифов, письменно уведомив об этом Перевозчика. Оплата за услуги по перевозке между Сторонами производиться на основании счета Перевозчика в течение 10 (десяти) банковских дней с момента оказания услуг.
3.7. Основанием для выписки счета за перевозку грузов служит товарно-транспортная накладная или талон Заказчика к путевому листу.
3.8. Для расчета доставки объемных грузов, вес которых недостаточен для тоннажа автотранспорта, применять вес, равный грузоподъемности автомашин, оплата за пользование грузовыми автомобилями производится в зависимости от грузоподъемности и типа подвижного состава за каждую тонну пользования подвижным составом и каждый километр пробега (т/км), за каждый час пользования грузовым транспортом (1час), одну ездку по договорным тарифам, подписанным обеими сторонами.
3.9. Расходы Перевозчика на оплату за проезд по платным дорогам, мостам, переправам, оплату экологических, местных и иных установленных в соответствии с законодательством сборов, а также командировочных расходов водителей, компенсируются Заказчиком на основании приложенных квитанций, подтверждающих фактическую уплату сборов, расходы на проживание и другие расходы, авансовых отчетов водителя с указанием суточных в соответствии с законодательством с учетом НДС.
3.10. При работе автомобилей в выходные и праздничные дни стоимость автоуслуг повышается на 25%.
3.11. В случае отказа или несогласования измененных тарифов Перевозчик имеет право прекратить дальнейшие перевозки.
На самом деле, данная статья запоздала, по меньшей мере, лет на 6. У меня давно были мысли выразить накопленный опыт в виде такой публикации, но все никак не случалось. Разгребал взаиморасчеты, поверите или нет? Шутка, конечно. Но даже до сих пор, несмотря на то, что конфигурации КА 1 и УПП вроде бы выводятся из эксплуатации, регулярно обращаются клиенты, у которых во взаиморасчетах бардак и хаос.
Объем знаний, который требуется передать, достаточно велик. Как ни хотелось ужаться, к сожалению, в рамках одной публикации сделать это не получится. Я постараюсь разделить текст по смыслу в несколько статей, и дополнительно выложить ряд внешних отчетов, для УПП/КА которые помогают в анализе и контроле. Некоторые из них можно заменить универсальным отчетом, некоторые «незаменимы».
Кроме того, не получилось сделать статью, ориентированную только на бухгалтера или только на специалиста. К сожалению, УПП/КА - не те конфигурации, которые можно внедрять, вести и контролировать, не влезая в смежные знания. Либо специалист должен разбираться совместно с бухгалтером, либо кто-то из них должен достаточно глубоко проникнуть мыслью в работу другого.
Данная часть больше теоретическая, в рамках которой я постараюсь зафиксировать и описать используемые понятия и термины, и показать их в сравнении с другими конфигурациями.
В конфигурациях "Комплексная автоматизация 1.1" и "Управление производственным предприятием 1.3" часто встречается ситуация, когда, по, кажется, непонятным причинам, на счетах 60.01, 60.02, 62.01, 62.02 образуются отрицательные остатки, встречное сальдо (одновременно присутствует и аванс и долг на разных субсчетах), внезапно возникают авансы и/или долги, которых не должно было случиться. И это только видимая "вершина айсберга".
Основными "пострадавшими" становятся: баланс (в котором неправильно разворачивается дебиторская и кредиторская задолженность), участок налогового учета НДС с авансов выданных и полученных (счета 76.АВ, 76.ВА). В случае валютных расчетов, либо расчетов в условных единицах, ситуация дополнительно осложняется тем, что у документов неправильно определяется рублевое покрытие, переоценка остатков происходит некорректно.
Многие пользователи начинают рефлексировать, исправляя ситуацию операциями, введенными вручную. Хотя формально «баланс сходится», однако это никак не помогает автоматизированно заполнить книги по НДС, распечатать отгрузочные документы с нужным рублевым покрытием.
Однако, проблему желательно решать системно, от начала. Для этого придется немного погрузиться в теорию. В первую очередь необходимо рассмотреть детализацию учета, которая применяется в 1С вообще, и в частности, в рассматриваемых конфигурациях. Затем - контуры учета (регламентированный и управленческий) - опять таки, вообще, и в рассматриваемых конфигурациях. И наконец, структуры данных, которые используются для ведения учета в рассматриваемых конфигурациях.
Традиционно, в конфигурациях системы 1С: Предприятие учет взаиморасчетов ведется в разрезе договоров (привязанных к контрагентам и организациям). Назовем, для удобства, это сочетание «координат» (измерений) «узлами взаиморасчетов ».
В бухгалтерских конфигурациях мы ведем учет еще и на разных счетах плана счетов, поэтому, для целей бухгалтерского учета, будем полагать, что определение узла взаиморасчетов дополнено счетом бухгалтерского учета . При этом, если к счету открыты отдельные субсчета для аванса и долга (например, 60.01 и 60.02), то один договор по ним мы все равно будем рассматривать как один узел по паре счетов. Так, на счете 60 у нас есть пара счетов для рублевых расчетов (60.01, 60.02), пара счетов для валютных (60.21, 60.22), пара счетов для расчетов в условных единицах (60.31, 60.32)
Остатки и обороты взаиморасчетов в разрезе узлов проводятся в какой-либо регистр. В чисто бухгалтерских конфигурациях это в 90% случаев - регистр бухгалтерии, в конфигурациях управленческого учета - регистр накопления.
Для удобства далее, будем говорить, что если для расчетов мы используем регистр бухгалтерии, то мы «ведем учет на плане счетов », а если регистры накопления, то «ведем учет на регистрах ». Это не совсем правильно технически, зато понятнее интуитивно.
В конфигурации «Управление торговлей 10.3» представлена возможность дополнить узлы взаиморасчетов полем «Сделка» , которое может принимать значение либо выставленных (поставщиками или покупателями) счетов, либо заказов. Какой именно тип документа выступает в качестве разделителя - указывается в элементе справочника «Договоры».
На рисунке представлен фрагмент формы элемента справочника "Договоры контрагентов" из КА 1.1, где зеленым обведено поле, отвечающее за эту аналитику.
Конфигурации КА и УПП унаследовали этот механизм.
При указании данного признака все документы взаиморасчетов по договору начинают императивно требовать указание сделки (счета или заказа), в регистрах учета начинает использоваться соответствующее поле, и, соответственно, отчеты по этим регистрам получают возможность разделить взаиморасчеты договора по сделкам.
Таким образом, мы получаем возможность вести в рамках одного договора раздельный учет в разрезе каждой сделки, контролировать полноту оплаты каждой сделки, расставить ответственных менеджеров к каждой сделке, и рассматривать задолженность в разрезе менеджеров.
Применение такой схемы бывает удобно, но рождает ряд побочных эффектов, о которых позже.
С какого-то момента во всех новых конфигурациях 1С появляется концепция «Учет в разрезе документов расчетов», который предполагает, что остаток долга (аванса) по узлу взаиморасчетов дополнительно разделяется по документам образования этого долга (аванса).
Если я не ошибаюсь, впервые эта концепция появилась в конфигурации «Торговля и склад 9.2», а затем и в бухгалтерских конфигурациях, частично начиная с «Бухгалтерии предприятия 1.6». В полном объеме - с редакции 2.0.
Для удобства, мы будем полагать, что разные документы расчетов не образуют разные узлы взаиморасчетов, а считаются дополнительной детализацией внутри узла.
Учет по документам расчетов подразделяется на три вида, назовем их ручной , автоматический и гибридный .
В рамках автоматического учета по документам расчетов , долги (авансы) образуются и зачитываются в разрезе этих документов по принципу FIFO.
Пример: При нулевом (изначально) состоянии расчетов с покупателем, остатки по узлу нулевые. Пусть у нас появляется платежное поручение на 10 000 рублей. Поскольку задолженности по узлу не было, платежное поручение признает аванс суммой в 10 000 рублей, и приходует его в узел «в разрезе себя». Пусть, затем, у нас появляется реализация на сумму 12 000 рублей. Эта реализация сначала выбирает с узла остатки авансов в разрезе документов их образования (платежное поручение №1 на сумму 10 000 рублей), и гасит их. Затем, если от суммы реализации, после зачета авансов что-то осталось, реализация признает задолженность в размере остатка уже «по себе» (реализация №1 на сумму 2 000 рублей). Следующая платежка на 5 000 рублей сначала будет пытаться погасить долги в разрезе документов их образования (реализация №1 на сумму 2 000 рублей), и только затем, если что-то осталось, признает аванс в разрезе себя (3 000 рублей). И так далее.
Есть небольшие различия, как это сделано в разных конфигурациях на регистрах бухгалтерии и на регистрах накопления, но общий принцип остается таким.
Если все документы проводятся последовательно, то эта схема прекрасно работает. В результате, по узлу взаиморасчетов складываются остатки авансов и долгов в разрезе наиболее последних документов их образования. В идеале, по одному узлу у нас должен быть либо аванс, либо долг : одновременное их присутствие обычно указывает на ошибку.
Как только кто-либо задним числом изменяет суммы документов, проводит новые документы, эта стройная логика разрушается: авансы и долги, которые давно должны были быть погашены, «вскрываются» задним числом. Чтобы устранить эту проблему требуется перепровести документы в хронологической последовательности (иначе говоря, «восстановить последовательность»), для чего разработчиком технологии придуманы различные костыли:
Этот (автоматический) способ подходит для большинства хозяйственных случаев.
В рамках ручного учета по документам расчетов, каждый раз, принимая платеж или оформляя реализацию мы должны указывать, соответственно, погашаемые долги или зачитываемые авансы. Если этого не сделать, то реализация всегда будет формировать новый долг, а платежка - новый аванс.
Для этого в документах предусмотрены особые поля и закладки, в которых есть различные формы подбора долгов/авансов по остаткам, чтобы не делать это совсем вручную и медитативно.
Особенно сложно вести учет в таком режиме, если имеют место быть какие-то взаимозачеты или расчеты через третьих лиц. Но иногда это нужно ввиду особенностей законодательства, договоров и т. п. Например, из отраслевого законодательства по ЖКХ вытекает необходимость принимать платежи с учетом назначений платежа (за какой расчетный месяц оплачиваются услуги), для их отражения как раз удобен ручной учет. Для расчетов по факторингу тоже крайне важно закрывать отдельные узлы взаиморасчетов в несколько этапов (первичное финансирование, остаток финансирования и удержание комиссии), и контролировать полноту их закрытия.
Эта концепция заложена в конфигурациях КА 1 и УПП 1, ее можно включить на уровне договора, посредством установки признака «Учет по документам расчетов». См. рисунок:
После этого во всех платежных документах появляется возможность выбора документа (одного или списком), по которому будет погашаться долг (см. рисунок), а если этот документ не указать, то будет образован новый аванс, а во всех отгрузочных документах - закладка "Предоплата", в которую можно подбирать документы, аванс с которых нужно зачесть, либо будет образован новый долг.
(Но на самом деле все будет немного сложнее, что будет описано в 4.1.
В рамках гибридного учета образование долгов и авансов осуществляется по-умолчанию автоматически, но в каждом документе мы имеем возможность перехватить автоматику и явно указать зачитываемый аванс или погашаемый долг. Эта концепция, например, по умолчанию заложена в "Бухгалтерию предприятия 3.0". На рисунке представлена форма документа "Реализация", в которой имеется возможность выбора (еще раз обращу внимание, что это просто пример из конфигурации "Бухгалтерия предприятия 3.0", к КА и УПП прямого отношения не имеющий) :
Вообще, надо сказать, такая (гибридная) концепция рождает нехорошие глюки и требует железной дисциплины пользователей, которые в некоторых узлах взаиморасчетов сами должны поддерживать ручной учет (и не допускать автоматического), а в некоторых - тщательно избегать ручного указания документов. И в то же время, этот подход самый гибкий.
В любом случае, каким бы образом не велся учет в разрезе документов расчетов, если он проведен корректно, на выходе мы получаем таблицу долгов / авансов в разрезе образующих их документов. Это позволяет нам, например:
Учитывая вышеизложенное, мы получаем современную детализацию учета взаиморасчетов:
Узел взаиморасчетов:
Детальнее узла:
Эта детализация, в виде измерений, «втыкается» в регистр накопления или бухгалтерии, после чего по ней документами начинают проводиться остатки и обороты взаиморасчетов.
Например, на этом рисунке представлен фрагмент плана счетов конфигурации "Бухгалтерия предприятия 3.0 " в части субсчетов 60 счета, где для описания узла взаиморасчетов взведены субконто "Контрагенты", "Договоры" (Организация определена на уровне регистра бухгалтерии), а для учета по документам расчетов - свое одноименное субконто.
А здесь на рисунке представлено описание регистра "Взаиморасчеты с контрагентами" из конфигураций "Управление торговлей 10.3", "Комплексная автоматизация 1.1" и "Управление производственным предприятием 1.3". Конкретно в этом регистре не ведется учет по документам расчетов, остальные же измерения соответствуют вышеописанной детализации.
Прошу также обратить внимание, что в регистре используется два ресурса - СуммаВзаиморасчетов учитывает сумму расчетов в валюте взаиморасчетов (обычно рубль, но для договорах в валюте и условных единицах - в валюте, заданной в договоре), а СуммаУпр - в валюте управленческого учета (которую большая часть здравомыслящих пользователей выбирает "Рубль", а крики мучений совершивших ошибку мне до сих пор слышатся в самых страшных кошмарах).
К регистру, на котором ведется учет, должен прилагаться отчет в виде простой ведомости, который предоставит пользователю аналитические данные и позволит проводить контрольные мероприятия.
Так, в КА/УПП, для регистра бухгалтерии "Хозрасчетный" используется комплект бухгалтерских отчетов (оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета и др.), а для регистра накопления "Взаиморасчеты с контрагентами" - отчет "Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами".
Такая модель должна быть в идеале, но на практике, опять таки, все немного сложнее, о чем, в частности, пойдет речь в разделах 3 и 4.1.
Теперь необходимо рассмотреть контуры учета. Нас интересуют два основных - управленческий и регламентированный .
С этой точки зрения конфигурации 1С можно условно поделить на те, которые способны вести учет только в одном контуре (все «Бухгалтерии» - регламентированный, или «Торговля и Склад 9.2», «Управление небольшой фирмой» - управленческий), те, которые способны вести независимый или связанный учет в двух контурах (УПП 1, КА 1), и те, которые тщательно делают вид, что могут вести два контура, но без доработок - все-таки только один (например, «Управление торговлей 10.3»).
Управленческий учет предназначен для отражения того, что случилось в жизни предприятия (холдинга) на самом де с точки зрения руководителя или собственника предприятия. Регламентированный учет - с точки зрения того, как это отображается государству.
В двухконтурных конфигурациях документ может быть отражен либо в каком-то одном контуре, либо сразу в двух. Некоторые документы имеют ограничения, например, банковские документы всегда отражаются в управленческом учете. На рисунке представлен фрагмент формы документа "Реализация товаров и услуг" из конфигурации КА 1.1, где зеленым обведены флажки, регулирующие включение в учет. Хотя здесь регламентированный учет представлен двумя флажками (бухгалтерского и налогового учета), их крайне желательно использовать вместе, в то время, как управленческий учет можно использовать отдельно:
Бурное воображение может подсказывать нам про черную кассу, которая отражается в управленческом учете, но не отражается в регламентированном. Да, на этот вопрос можно посмотреть и с этой стороны, но лично я туда не пойду. Даже не вступая в противоречие с УК и НК РФ, можно встретить достаточно много легальных ситуаций, в которых операция может отражаться только в одном контуре учета, и не отражаться (отражаться иначе) в другом.
Так, например, в холдинге может находиться две организации, которые, в силу хозяйственной необходимости продают друг другу товары. В регламентированном учете операция продажи однозначно отражается (реализация - поступление), в то время, как собственник холдинга вправе считать, что в управленческом учете это его же товар, который просто сменил склад (перемещение), или вообще остался на месте, и не отражать это в данном контуре.
В похожем базисе существуют также внутренние займы, аренда у своих же ИП, находящихся на 6%-ной упрощенке, услуги управления одной организацией другой, и др., ситуации - эти взаиморасчеты есть в регламентированном учете, а в управленческом - нет.
Есть также случаи, когда мы разрываем дату оформления документов и фактического производства хозяйственной операции. Причины разные. Либо потому что гражданское право плохо стыкуется с налоговым (например, потому, что в договоре может быть очень странно прописана дата перехода права собственности на товар, и, с учетом длительной дороги, эта дата значительно отличается от даты поступления на склад), либо потому, что правовое обоснование сделки оговаривается позднее совершения операции (принятый на склад возврат товаров, который потом оформляют либо как отказ от договора купли-продажи, либо как гарантийную замену, либо как корректировку / исправление реализации).
Кроме того, очень часто целесообразно не засорять регламентированный учет чрезмерной аналитикой, которую все равно не будут способны понять и оценить проверяющие, а выбрать разумный и объяснимый уровень огрубления, не противоречащий ПБУ и НК РФ, и никого не раздражающий. В то же время, в управленческом учете иметь детализацию, необходимую для работы. Речь, например, идет о том, что для целей производства важно знать вид покрытия какой-либо детали (поместив этот признак в характеристики), и отслеживать затраты позаказнт, а для целей бухучета можно просто отражать результат работы смены, без заказов, и использовать учет не глубже номенклатуры.
В конечном итоге, все эти нюансы можно отразить в одной двухконтурной системе учета посредством разработки правильной схемы, в рамках которой мы будем отражать хозяйственные операции определенными типовыми документами конфигурации, и взводить флажки нужных контуров учета. Да, иногда одна и та же операция будет повторена в двух контурах учета с разной детализацией и в разное время.
Либо изначально следует рассмотреть вопрос ведения двух контуров учета в двух различных информационных базах.
Кстати, часто заказчики обращаются с ситуацией, когда они уже долгие годы внедряют одноконтурную конфигурацию (обычно изначально бухгалтерскую), но в процессе внедрения ее переросли. Они крайне недовольны ее функциональностью, и прилепили уже на нее столько костылей, что она стала визуально похожа на ежика, а фактически не может даже хромать. А на самом деле им просто нужна двухконтурная конфигурация и правильная схема.
Мы рассмотрели модель взаиморасчетов и два контура учета. Рассмотрим, какие структуры данных для учета взаиморасчетов используются в конфигурациях КА 1 и УПП 1 (см. рисунок).
В управленческом контуре за взаиморасчеты отвечают два регистра накопления. Основной - «Взаиморасчеты с контрагентами», и вспомогательный - «Взаиморасчеты с контрагентами по документам расчетов». Первый используется для отражения взаиморасчетов всегда, и накапливает общие данные - с детализацией «Организация - Контрагент - Договор - Сделка (счет, или заказ, если такой способ ведения указан в договоре)). Второй используется для учета по узлам в разрезе документов расчетов (если в договоре взведен признак «Вести учет по документам расчетов».
По данным этих регистров работает большое количество «управленческих» отчетов по взаиморасчетам, которыми, чаще всего, пользуются менеджеры. Эти же отчеты (а также регистры, принцип и порядок учета взаиморасчетов) используются в конфигурации «Управление торговлей 10». Видите в конфигурации «серенький» отчет по взаиморасчетам? Скорее всего он выбирает данные из регистра «Взаиморасчеты с контрагентами».
В регламентированном контуре единственным источником отчетной информации является комплект бухгалтерских аналитических отчетов (оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета и др), которые выбирают данные их регистра бухгалтерии «Хозрасчетный» (и плана счетов бухгалтерского учета). При этом, узел взаиморасчетов включает в себя всего лишь организацию, счет учета и два субконто - контрагент и договор (см. рисунок).
Мало? Не стыкуется с 1.2-1.4? Верно. Истинный учет взаиморасчетов в регламентированном учете ведется совсем не там. Существуют два регистра накопления, которые на самом деле используются для ведения большей части взаиморасчетов, а в бухгалтерский учет попадают лишь проводки по их данным. Это «» и «». Первый регистр обеспечивает учет расчетов по договорам вида «С поставщиком», «С комитентом», второй - «С покупателем», «С комиссионером». При этом, договоры с видом «Прочее» ведутся только на бухгалтерском регистре (плане счетов), и в упомянутых регистрах накопления никак не фигурируют, и не должны.
Следует заметить, что существует небольшая путаница с названиями. В конфигураторе эти регистры носят, соответственно, названия «РасчетыПоПриобретениюВУсловныхЕдиницахОрганизации », «РасчетыПоРеализацииВУсловныхЕдиницахОрганизации », хотя их синонимы - «Расчеты по приобретению (бухгалтерский учет) » и «Расчеты по реализации (бухгалтерский учет) » почти повторяют и имена и синонимы смежных по назначению регистров сведений c именами «РасчетыПоПриобретениюОрганизации », «РасчетыПоРеализацииОрганизации ». Они тоже нужны и важны, но мы их в настоящей статье не рассматриваем.
Детализация учета в вышеупомянутых регистрах накопления более глубокая, чем на плане счетов (см. рисунок): узел взаиморасчетов, кроме привычного трио "Организация-Контрагент-Договор" имеет счет учета, сделку (выделено зеленым). Детализация также ведется в разрезе документов расчетов (выделено желтым). Почти вся автоматика проведения документов ориентирована на выборку остатков не со счетов учета взаиморасчетов бухгалтерского регистра, а из регистров накопления.
Опять обращу внимание на наличие двух ресурсов, один из которых хранит сумму в валюте взаиморасчетов по договору, а второй - в валюте регламентированного учета.
При этом, например, в бухгалтерских конфигурациях (Бухгалтерия предприятия 2.0, 3.0) учет по сделкам отсутствует в принципе (плодите мнимые договоры, если нужно разделить взаиморасчеты в рамках одного реального договора), а учет по документам расчетов осуществляется на бухгалтерском регистре, путем использования третего субконто - «Документ расчетов» (см. рисунок из 1.4 с планом счетов).
Почему в КА/УПП учет по сделкам и по документам расчетов не сделан через субконто бухгалтерского регистра - вопрос сложный. Может быть дело в том, что вышеупомянутые конфигурации имеют в себе бухгалтерский модуль конфигурации «Бухгалтерия предприятия» версий 1.5 и 1.6, где еще не было такой парадигмы. Может быть в том, что конфигурации рассчитаны на большой объем данных, а выбирать запросами из регистра накопления куда производительней, чем из регистра бухгалтерии. А может в том, что для добавления еще двух субконто (сделку и документ расчетов) пришлось бы увеличивать количество возможных субконто, отказываясь от традиционного числа 3. Возможно, где-то это все описано разработчиком технологии, а я просто не знаю, тогда прошу прощения за невежество.
Такая разветвленная система с множеством смежных и дублирующих друг друга участков крайне неустойчива, и способна приводить к целому ряду возможных ошибок ведения учета, о которых будет рассказано в следующем разделе.
