Знаете ли вы, как правильно указать можно, конечно, без проблем найти на всевозможных профессиональных форумах бухгалтеров или специалистов по кадровой работе. Но копирование чужого опыта не всегда оправдано.
В нормативных актах нет списка по служебной надобности. Тем не менее формулировать причину, по которой сотрудник отправляется в путь, стоит таким образом, чтобы проездные и суточные расходы можно было отразить в учете для снижения налогооблагаемой прибыли.
Для этого важно учесть ряд моментов.
Практикующие бухгалтеры легко приводят различные примеры целей командировки и указывают на следующее:
Это имеет столь же важное значение, как и вопрос о том, как определить цель командировки. когда работодатель был оштрафован за то, что направил в другой город работника, которого нельзя было посылать в поездку, не единичны.
Прежде чем командировать сотрудника в другой город или страну, важно учесть то, что:
К таким лицам относятся:
До 2015 года поездка сотрудника оформлялась:
В настоящее время все характеристики «путешествия» указываются в приказе. Унифицированные формы «служебного задания», «командировочного удостоверения» и «отчета» отменены.
Для подтверждения факта поездки и выполнения приказа служат: билеты, чеки на отчеты, объяснительные записки, протоколы переговоров, сертификаты о прохождении обучения, заключенные договоры, описи.
Из состава и содержания этих документов должно быть видно, достигнута ли обозначенная цель командировки.
Рассмотрим, как определяются задачи деловых поездок для разных категорий сотрудников.
Работа первых лиц предприятий часто связана с «путешествиями».
Командировка директора фирмы, как правило, оформляется не приказом, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в командировку с целью…».
Руководитель компании может отправиться в деловую поездку, в частности для завоевания новых рынков сбыта, поиска клиентов, заключения контрактов на поставку продукции. Как в этом случае будет звучать цель командировки директора? Примеры:
Первое лицо фирмы может также поехать в другой город или страну, чтобы встретиться с уже действующими клиентами предприятия. Для этого случая специалисты по кадровой работе уже придумали, как писать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:
Директора компаний время от времени направляются в другие города или страны для «открытия нового филиала компании». Такая формулировка желаемого результата допустима и в документах. Однако в этом случае стоит обозначить и командировки. Пример:
«Отбываю в г. Н-ск для организации работы нового структурного подразделения.
Также глава небольшой компании, как и специалист может отправиться в другой город или страну для того, чтобы приобрести новое оборудование, заключить договоры на поставку сырья, материалов, комплектующих, обговорить условия сотрудничества с поставщиками. В этом случае в документах также следует корректно указать цель командировки директора. Примеры:
Как еще может быть сформулирована цель деловой поездки первого лица компании? Примеры:
В подразделениях, занятых реализацией товаров и услуг, цели поездок по служебной надобности, как правило, прописываются очень подробно. Сотрудники получают подробные инструкции в письменной форме, с указанием на то, какие задачи должны быть выполнены и какие количественные показатели достигнуты.
Вначале ставится основная цель командировки менеджера по продажам. Примеры:
«Большое» служебное задание делится на этапы, по итогам прохождения каждого из которых сотрудник составляет письменный отчет. Перед менеджером по продажам часто ставятся такие «подцели»:
Деловые поездки этих категорий сотрудников носят длительный характер, так как обычно они связаны с обеспечением эффективной работы станков, автоматических линий, роботов.
Для инженеров и рабочих тоже очень важно корректно сформулировать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:
Многие инженеры отправляются в деловые поездки для общения с коллегами и получения новых практических знаний. Это очень распространенная цель командировки. Пример:
Главные бухгалтера выезжают в другие города для проверки качества работы учетных специалистов, обучения сотрудников, сбора информации, подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности фирмы.
Рядовой счетовод может отправиться в путь, чтобы повысить свою квалификацию, обменяться опытом с коллегами,
Как может быть сформулирована цель командировки бухгалтера? Пример:
Допустима и любая другая, соответствующая должностной инструкции счетовода, цель командировки. Пример:
Фермеры, агрономы, механизаторы, животноводы, птичники сталкиваются с необходимостью ездить в командировки, пожалуй, намного чаще, чем «городские» специалисты. Работая в сельской местности, они обязаны постоянно быть на связи с «цивилизацией»: закупать семена, корма для животных, посещать выставки достижений народного хозяйства, знакомиться с новыми технологиями и, наконец, реализовывать продукцию предприятиям города и частным лицам, посетителям рынков.
В соответствии с задачами конкретной поездки формулируется цель командировки сельхозработников. Примеры:
От конкретной задачи зависит, как писать в приказе цель командировки. Примеры для водителя:
Как еще может «выглядеть» цель командировки водителя? Примеры:
Ученые, исследователи, эксперты, теоретики разных отраслей, преподаватели средних и высших учебных заведений выезжают в командировки с целью участия в конференциях и конкурсах, обмена опытом, изучения уникальных источников, посещения специализированных выставок и музеев, участия в археологических раскопках.
Как может быть сформулирована цель командировки? Пример:
Вовсе не обязательно пользоваться стандартными «терминами», в которых обычно описывают цель командировки. Примеры лишь облегчают процесс выбора «подходящих» слов. Опыт многих сотрудников доказывает, что формулировка задания может быть свободной.
для работников, направляемых в служебную командировку: местную, иногороднюю,на транспорте организации
1. Общие требования по охране труда
1.1. Работники организации командируются в другие организации в оди-ночном порядке и в составе групп. В составе групп, от двух человек и более, руководитель предприятия в приказе или распоряжении на командирование назначает старшего группы, который отвечает за соблюдение трудовой и производственной дисциплины в группе, за организацию и качество выполнения порученного задания или работы, рациональное использование рабочего времени, выполнение требований данной инструкции.
1.2. Работодатель в соответствии с данной инструкцией обязан опреде-лить:
- перечень лиц, уполномоченных давать разрешения на направление работника в служебную командировку;
- перечень лиц, уполномоченных проводить целевой инструктаж и его регистрацию при направлении работника в служебную командировку;
- перечень лиц, относящихся к категории профессий повышенной опасно-сти;
- перечень лиц, уполномоченных проверять у направляемых в служебную командировку наличие удостоверений о проверке знаний по охране труда и срока их действия на период командировки;
- средства, способы и контрольное время связи с организацией.
1.3. Работник, направляемый в служебную командировку, обязан знать, что во все время следования к месту командировки и обратно и во все время нахождения в сторонних организациях он считается исполняющим служебные обязанности и что на него распространяются требования Правил внутреннего трудового распорядка.
1.4.Не допускается направление в служебную командировку одного водителя на одном автомобиле при длительности командировки более одной рабочей смены.
2. Требования охраны труда перед направлением работника
в служебную командировку
2.1. Перед направлением в служебную командировку работник обязан:
- получить командировочное задание у лица уполномоченного выдавать разрешения на командирование работников;
- пройти целевой инструктаж у лица уполномоченного проводить целевой инструктаж при направлении работников в командировки;
- убедиться в наличии документов удостоверяющих личность работника и в наличии у него адреса, телефонов ответственных работников организации.
3. Требования охраны труда при нахождении
в служебной командировке:
3.1. Местной
3.1.1. Местной командировкой считается выполнение заданий организации в сторонних организациях, находящихся в пределах того же населенного пункта, в течение не более одного рабочего дня.
3.1.2. Находясь на дорогах и улицах населенного пункта, командированный работник обязан соблюдать требования Правил дорожного движения относящихся к пешеходам:
- пешеходы должны двигаться по тротуарам или пешеходным дорожкам, а при их отсутствии - по обочинам;
- при отсутствии тротуаров, пешеходных дорожек или обочин, а также в случае невозможности двигаться по ним, пешеходы могут двигаться по велоси-педной дорожке или идти в один ряд по краю проезжей части;
- вне населенных пунктов при движении по проезжей части пешеходы должны идти навстречу движению транспортных средств.
3.1.3. Пешеходы должны пересекать проезжую часть по пешеходным переходам, в том числе по подземным и надземным, а при отсутствии - на пере-крестках по линии тротуаров или обочин. При отсутствии в зоне видимости перехода или перекрестка разрешается переходить дорогу под прямым углом к краю проезжей части на участках без разделительной полосы и ограждений там, где она хорошо просматривается в обе стороны.
3.1.4. В местах, где движение регулируется, пешеходы должны руковод-ствоваться сигналами регулировщика или пешеходного светофора, а при его отсутствии – транспортного светофора.
3.1.5. Водители и пешеходы должны выполнять требования сигналов и распоряжения регулировщика, даже если они противоречат сигналам светофора, требованиям дорожных знаков или дорожной разметки.
3.1.6. На нерегулируемых пешеходных переходах пешеходы могут выходить на проезжую часть лишь после того, как оценят расстояние до приближающихся транспортных средств, их скорость и убедятся, что переход будет для них безопасен.
3.1.7. Выйдя на проезжую часть, пешеходы не должны задерживаться или останавливаться, если это не связано с обеспечением безопасности движения. Пешеходы, не успевшие закончить переход, должны остановиться на линии, разделяющей транспортные потоки противоположных направлений. Продолжать переход, можно лишь убедившись в безопасности дальнейшего движения, и с учетом сигнала светофора.
3.1.8. Ожидать маршрутное транспортное средство и такси разрешается только на приподнятых над проезжей частью посадочных площадках, а при их отсутствии - на тротуарах или обочине. На остановочных пунктах, не оборудованных приподнятыми посадочными площадками, разрешается выходить на проезжую часть для посадки в транспортное средство лишь после его остановки. После высадки необходимо, не задерживаясь, освободить проез-жую часть.
3.1.9. При пересечении железнодорожных путей или необходимости прохода вдоль железнодорожного полотна работник обязан посмотреть в обе стороны и убедиться в отсутствии на путях движущихся транспортных средств.
3.1.20. По прибытии в организацию командирования командированный работник обязан:
- зарегистрировать время прибытия в организацию;
- выполнить задание своей организации;
- зарегистрировать время убытия из организации.
3.2. Иногородней
3.2.1. Иногородней командировкой считается служебная командировка для выполнения задания организации в сторонней организации, находящейся в другом населенном пункте, при условии следования к месту командировки и обратно на междугороднем общественном транспорте (автобус, электричка, поезд, самолет, маршрутное такси).
3.2.2. При следовании к месту командировки и обратно на общественном транспорте работник обязан выполнять требования соответствующих Правил пользования транспортными средствами и распоряжения должностных лиц, обслуживающих транспортное средство (проводника, водителя, машиниста, контролера и др.).
3.2.3. Перед поездкой или в ходе нее работник обязан приобрести проездной билет.
3.3. На транспорте организации
3.3.1. Служебной командировкой на транспорте организации считается направление работника в командировку на собственном или арендованном организацией транспорте, а также на личном транспорте работника организации.
3.3.2. При направлении в служебную командировку водитель транспортного средства обязан:
- убедиться в наличии удостоверения личности, водительского удостоверения, регистрационных документов на транспортное средство, путевого листа и документов на перевозимый груз;
- убедиться, что автомобиль укомплектован инструментом, запасным колесом, буксирным тросом, домкратом, козелком, колесными упорами, огнетушителем, знаком аварийной остановки, фонарем, аптечкой первой помощи;
- пройти пред рейсовый медицинский осмотр и получить отметку в путевом листе о допуске к рейсу.
3.3.3. При направлении в служебную командировку на транспорте предприятия работник обязан:
- проверить вписана ли в путевой лист его фамилия;
- при поездке на транспортном средстве, оборудованном ремнями без-опасности, быть пристегнутым ими;
- посадку и высадку производить со стороны тротуара или обочины и только после полной остановки транспортного средства. Если посадка и высадка невозможны со стороны тротуара или обочины, они могут осуществляться со стороны проезжей части при условии, что это будет безопасно и не создаст помех другим участникам движения.
3.3.4. Во время следования в командировку на транспортном средстве предприятия работнику запрещается:
- отвлекать водителя от управления транспортным средством во время его движения;
- при движении автомобиля высовываться из окна кабины, выставлять руки и жестикулировать;
- открывать двери транспортного средства во время его движения.
3.3.5. По прибытию в организацию командирования старший группы и водитель обязаны:
- доложить руководству организации о цели и сроках командировки;
- предъявить удостоверение о проверке знаний по охране труда;
- выяснить место и условия постановки на стоянку транспортного сред-ства;
- пройти вводный инструктаж по охране труда, ознакомиться с Правилами внутреннего трудового распорядка организации пребывания, специфическими особенностями производства;
- при необходимости пройти первичный инструктаж по охране труда на рабочем месте.
4. Требования охраны труда в аварийных ситуациях
4.1. Работник, находящийся в служебной командировке, должен знать, что он имеет право на бесплатную медицинскую помощь, спасательные работы и другую экстренную помощь при любых несчастных случаях, дорожно-транспортных происшествиях от организаций и должностных лиц, на которых законом возложена обязанность оказания такой помощи.
4.2. При получении командированным работником травмы, старший группы или администрация принимающей организации обязаны:
- сообщить по телефону, по факсу или телеграммой в организацию командировавшего работника: фамилию, имя, отчество пострадавшего, диагноз и степень тяжести травмы, обстоятельства несчастного случая, адрес организации и телефоны руководителей организации;
- при подтверждении полномочий от руководства своей организации принять участие в работе комиссии по расследованию обстоятельств и причин несчастного случая;
- по окончании расследования несчастного случая с командированным, старший группы должен получить у руководства организации два экземпляра акта по форме Н-1, копию материалов расследования и доставить их работодателю.
5. Требования охраны труда при возвращении
из служебной командировки
5.1. По возвращении из командировки работник обязан явиться к непосредственному руководителю, доложить о выполнении задания и возвращении из командировки, сообщить о всех происшествиях.
5.2. Водитель по возвращении из служебной командировки обязан:
- поставить автомобиль на установленное место стоянки;
- предъявить автомобиль для технического осмотра ответственному за техническое состояние автомобиля;
- сообщить ответственному за техническое состояние автомобиля обо всех имевших место дорожно-транспортных происшествиях;
- написать письменное объяснение о происшедших во время командировки несчастных случаях и дорожно-транспортных происшествиях;
- заполнить путевой лист и сдать его диспетчеру или другому ответствен-ному лицу.
Инструкция №___
1.1. К самостоятельной работе водителем автомобиля, направляемого в командировку, допускаются работники:
1.2. В командировку посылаются опытные водители, имеющие трудовой стаж не менее 3 лет.
1.3. Водитель должен проходить:
1.4. Водитель автомобиля, направляемый в командировку, обязан:
1.5. Водитель автомобиля, направляемый в командировку, должен:
1.6. Водитель должен знать и соблюдать правила личной гигиены. Принимать пищу, курить, отдыхать только в специально отведенных для этого помещениях и местах. Пить воду только из специально предназначенных для этого установок.
1.7. При обнаружении неисправностей автомобиля, приспособлений, инструментов и других недостатках или опасностях на рабочем месте немедленно остановить автомобиль. Только после устранения замеченных недостатков продолжить работу на автомобиле.
1.8. При обнаружении возгорания или в случае пожара:
1.9. При несчастном случае оказать пострадавшему первую помощь, немедленно сообщить о случившемся мастеру или начальнику цеха, принять меры к сохранению обстановки происшествия (аварии), если это не создает опасности для окружающих.
1.10. Основными опасными и вредными производственными факторами являются:
1.11. В соответствии с «Типовыми отраслевыми нормами бесплатной выдачи рабочим и служащим специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты», водитель автомобиля должен быть обеспечен:
1.12. За невыполнение требований безопасности, изложенных в настоящей Инструкции, работник несет ответственность согласно действующему законодательству.
2.1. Перед поездкой в командировку водитель совместно с механиком гаража внешним осмотром обязан убедиться в полной исправности автомобиля и проверить:
2.2. Пуск непрогретого двигателя производить с помощью пусковой рукоятки при нейтральном положении рычага коробки передач. Брать рукоятку в обхват или применять какие-либо рычаги, действующие на нее, не допускается.
2.3. После запуска или прогрева двигателя необходимо проверить на ходу работу рулевого управления и тормозов, работу стоп-сигнала, поворотов, освещения, а также звуковой сигнал.
2.4. В случае обнаружения неисправностей на линию не выезжать до полного их устранения и сообщить об этом администрации автотранспортного отдела.
2.6. При работе автомобиля на этилированном бензине соблюдать следующие правила:
2.7. Открывать крышку радиатора следует после охлаждения двигателя, оберегать руки и лицо от ожогов.
2.8. С целью повышения безопасности соединение автомобиля с прицепом должно быть посредством жесткого дышла, закрепленного на раме автомобиля шкворня с гайкой. Шкворень соединять с дышлом так, чтобы оно могло свободно поворачиваться; ось дышла прицепа при горизонтальном его положении должна быть на одном уровне со шкворнем.
2.9. Получить целевой инструктаж при направлении в командировку.
3.1. Прежде чем начать движение с места остановки (стоянки) или выехать из гаража, убедиться, что это безопасно для рабочих и других посторонних лиц, и подать предупредительный сигнал.
3.2. Быть внимательным и осторожным при движении задним ходом. При недостаточной обзорности или видимости следует воспользоваться помощью другого лица.
3.3. Скорость движения выбирать с учетом дорожных условий, видимости и обзорности, интенсивности и характера движения транспортных средств и пешеходов, особенностей и состояния автомобиля и перевозимого груза.
3.4. Выполнять требования безопасности движения и указания регулировщиков дорожного движения в соответствии с правилами дорожного движения.
3.5. По прибытии к месту назначения представиться руководителю организации, куда прибыл, доложить цель командировки, на какой срок прибыл, и далее выполнять распоряжения руководителя организации, куда прибыл водитель.
3.6. Оставлять автомобиль разрешается только после принятия мер, исключающих возможность его движения во время отсутствия водителя.
3.7. При ремонте автомобиля на линии соблюдать меры предосторожности: съехать на обочину дороги, включить задний свет при плохой видимости, остановить автомобиль с помощью стояночной тормозной системы, включить первую передачу, подложить под колеса упоры. При работе на обочине под автомобилем находиться с противоположной стороны проезжей части. Не допускать к ремонту автомобиля лиц, не имеющих на это право (грузчиков, сопровождающих, пассажиров и т. д.).
3.8. Перед погрузочно-разгрузочными работами автомобиль следует поставить на тормоз с помощью стояночной тормозной системы и включить первую передачу или задний ход на весь период выполнения работ.
3.9. При укладке грузов в кузов автомобиля или прицеп соблюдать правила безопасности, изложенные в инструкции по охране труда для грузчиков.
3.10. При механизированной погрузке на автомобиль крупногабаритных грузов или погрузке экскаватором находиться в кузове или кабине автомобиля не разрешается.
3.11. Подавать автомобиль на погрузочно-разгрузочную эстакаду, если на ней есть ограждения или отбойный брус.
3.12. При расцепке прицепов подкладывать под колеса деревянные башмаки, а под дышло — упорную штангу. В случае если водитель или лица, сопровождающие автомобиль, при тех или иных обстоятельствах работы ставятся в условия, опасные для жизни и здоровья, немедленно остановить работу, сообщить об этом администрации транспортного отдела.
3.13. Водителю не разрешается:
3.14. Работы, связанные с заменой и перестановкой шин, рессор, выполнять только после того, как автомобиль будет установлен на козелки.
3.15. Демонтаж шины с диска колеса осуществлять при помощи съемника, накачивать шины в предохранительном устройстве. При накачке шин на линии колесо укладывать замочным кольцом к земле.
3.16. По окончании срока командировки и выполнения задания руководителя сделать отметку в командировочном удостоверении.
4.1. Водитель, причастный к дорожно-транспортному происшествию, вызвавшему несчастный случай (наезд на людей или столкновение с другим транспортным средством), должен немедленно сообщить в органы ГИБДД, своему непосредственному руководителю или диспетчеру, оказать пострадавшему первую помощь, при необходимости вызвать бригаду скорой помощи по телефону 103, принять меры к сохранению обстановки происшествия (аварии) до прибытия ГИБДД, если это не создает опасности для окружающих.
4.2. Неисправную машину брать на буксир при помощи специальных приспособлений можно после разрешения инспектора ГИБДД.
4.3. В случае возгорания вызвать пожарную охрану по телефону 01, сообщить о случившемся руководству предприятия, принять меры к тушению пожара.
5.1. После возвращения из командировки совместно с механиком транспортного отдела проверить автомобиль. В случае необходимости составить заявку на текущий ремонт с перечнем неисправностей, подлежащих устранению.
5.2. Автомобиль и прицеп очистить от грязи и пыли, поставить их в установленное место, убедиться в том, что нет вероятности возникновения пожара, и затянуть рычаг стояночной тормозной системы.
5.3. Сдать путевой лист диспетчеру или ответственному лицу.
5.5. Снять и убрать специальную одежду в шкаф, вымыть руки и лицо с мылом, принять душ. Применять для мытья химические вещества запрещается.
Инструкция по охране труда для водителей, отбывающих в командировку
1.1. Настоящая инструкция разработана на основании требований "Правил дорожного движения" и ДНАОП 0.00-1.28-97 "Правила охраны труда на автомобильном транспорте".
1.2. Инструкция для водителей отбывающих в командировку устанавливает требования безопасности, которые должны соблюдать находясь в командировке на предприятии связи.
1.3. Инструкция является обязательной для всех подразделений электросвязи. Инструкция внедряется на предприятии приказом руководителя предприятия.
1.4. Инструкция разработанная предприятием выдается всем водителям отбывающим в командировку под роспись. Водитель находясь в командировке должен постоянно иметь инструкцию при себе или на рабочем месте.
1.5. За нарушение требований инструкции виновные несут ответственность в соответствии с действующем законодательством.
2.1. Водитель, который находится в командировке, обязан:
2.2. Запрещается выезжать на линию в нетрезвом состоянии, что может привести к тяжелым последствиям.
2.3. Не забывать, что только выполнение Правил дорожного движения является гарантией успешной, безаварийной работы:
2.4. В дороге отдыхайте через каждые 8 часов работы, или через каждые 300-350 км пробега.
2.5. Отдыхайте не менее 8 часов.
3.1. Каждый водитель, первым выявивший угрозу возникновения аварийной ситуации (несчастного случая), должен немедленно прекратить работу (движение).
3.2. Об угрозе возникновения или возникновении аварийной ситуации (несчастного случая) водитель должен немедленно сообщить непосредственному руководителю.
3.3. При возникновении пожара водитель обязан:
3.4. При причастности к дорожно-транспортному происшествию водитель обязан:
3.3. Если в результате дорожно-транспортного происшествия нет пострадавших, а транспортные средства могут безопасно двигаться, водители (при наличии взаимного согласия в оценке обстоятельств случившегося) могут прибыть на ближайший пост ГАИ или в орган милиции для оформления соответствующих материалов, предварительно составив схему происшествия и подписав ее.
Г. Соколова, эксперт ПБ
Решать бесконечные проблемы с командируемыми – не лучшее занятие для бухгалтера. Освободить себя от этого можно раз и навсегда, грамотно организовав документооборот.
Для начала четко определите внутрифирменную «политику партии» в области командировок. Какие документы работник должен оформлять обязательно, а какие – только в исключительных случаях? Какие расходы фирма ему компенсирует, а какие – при любых обстоятельствах будут только за его счет? Все подобные моменты Трудовой кодекс требует прописать в «локальном нормативном акте» (ст. 168 НК РФ). Например, это может быть положение о командировках, которое должен утвердить руководитель фирмы.
Естественно, ничего принципиально нового бухгалтер в этом документе для себя не откроет. Однако в отношениях с налоговой инспекцией – это хороший щит, который позволит избавиться от придирок в спорных ситуациях. Да и работникам не придется долго объяснять, почему вы не принимаете у них те или иные документы. Вместо этого достаточно будет фразы «это распоряжение руководства».
Рассмотрим основные моменты, которые надо отразить в положении о командировках.
Три документа в одном
Перед тем как отправить работника в командировку, Госкомстат предлагает оформить сразу три документа. Это служебное задание (форма № Т-10а), приказ о направлении в командировку (форма № Т-9) и командировочное удостоверение (форма № Т-10).
Однако на самом деле оформлять все эти бумаги при каждой командировке необходимости нет. Так, из двух похожих по смыслу документов – приказа и удостоверения – вы вполне можете выбрать один. Поступить так Минфин России разрешил в своем письме от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158. Какому документу отдать предпочтение, решать вам. При этом не забудьте учесть специфику командировок именно на вашей фирме.
Очевидно, если работники постоянно ездят на одну и ту же фирму (например, к крупному поставщику фирмы), им будет нетрудно проштамповать там командировочное удостоверение. В этом случае лучше остановить свой выбор именно на этом документе. Ведь печать и подписи поставщика – лишнее подтверждение обоснованности командировки.
Если же работники отправляются не на конкретное предприятие, а, например, с заданием наладить связи с потенциальными покупателями, удостоверение будет явно ни к чему. Даже если вы его оформите, то отсутствующие там штампы принимающей стороны (работнику их просто никто не поставит) только вызовут лишние вопросы. Поэтому, оформляя такие поездки, лучше ограничиться приказом о направлении работника в командировку. Если же при проверке инспекторы все же будут требовать у вас удостоверения, имейте в виду: арбитражная практика на вашей стороне (постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 июня 2003 г. по делу № А56-5636/03).
Теперь разберемся со служебным заданием. Оформлять его тоже не обязательно. Однако это не значит, что данный документ не имеет практической пользы. Ситуации, в которых он действительно незаменим, встречаются на каждой фирме. Например, работник может не привезти из командировки никаких документов, подтверждающих целесообразность его поездки. При проверке это неизбежно вызовет вопрос об экономической обоснованности командировочных расходов.
Вот тут-то вам и пригодится служебное задание. Ведь в графе «Краткий отчет о выполнении задания» работник может описать не только документальные результаты своей поездки, но и те, которые не нашли отражения на бумаге. Например, работник может перечислить в отчете посещенные им предприятия и рассказать о проведенных переговорах.
Таким образом, необходимость служебного задания имеет смысл предусмотреть в положении о командировках – для вашего же спокойствия. Да и при проверке с таким документом будет сподручнее. Он освободит вас от необходимости лихородочно «метаться», вспоминая, какую же практическую пользу принесла каждая конкретная командировка. Ведь все ее результаты будут четко перечислены в отчете по служебному заданию.
Почем жизнь на чужбине
За каждый день командировки работнику полагаются суточные. Их размеры руководитель может либо утвердить отдельным приказом, либо включить в общее положение о командировках.
При этом никто не запрещает руководителю установить разные нормы суточных для разных категорий работников. Единственное, что при этом нужно учесть, – это минимальные нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93. Устанавливать работникам суточные меньше приведенных там размеров нельзя.
Правительственные нормы также определяют размер суточных, которые можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль. А вот какие нормы надо использовать в расчетах по НДФЛ – вопрос спорный. Естественно, МНС считает, не платить этот налог можно только с суточных в пределах правительственных норм. Однако, если внимательно изучить законодательство, становится понятно, что для этой льготы можно применить и внутрифирменные нормы суточных. Подробнее об этом спорном моменте читайте на стр. 74 этого номера журнала.
Привилегии для избранных
Обычно помимо суточных командируемым оплачивают только затраты на проезд и проживание. При загранкомандировках к ним прибавляется также плата за оформление загранпаспортов, виз, приглашения, консульские и аэродромные сборы и т. п. Эти расходы (при наличии подтверждающих документов) учитываются при налогообложении прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) и не облагаются НДФЛ и ЕСН.
Однако некоторым работникам фирма может компенсировать и дополнительные расходы. Например, использование VIP-зала в аэропорте, мини-бара в гостинице, а иногда и затраты на ресторан, бассейн, сауну, тренажерный зал и т. п. Естественно, такие привилегии предназначены только для высшего руководящего состава.
Оплачивая их, фирмы, как правило, проводят это за счет чистой прибыли и удерживают НДФЛ. Однако не все знают, что иногда эти налоги можно минимизировать. Для этого нужно предусмотреть право руководства на роскошь в положении о командировках. Каким образом это позволит фирме снизить налоги, читайте на стр. 50.
Лекарство от склероза
Итак, вы определились с общей «командировочной» стратегией фирмы и утвердили ее приказом руководителя. Теперь осталось отладить беспроблемное поступление документов со стороны работников. Для этого их нужно четко проинструктировать о том, какие бумаги они должны сдать в бухгалтерию после командировки. Делать это каждый раз в устной форме неэффективно. Лучше сформулируйте все необходимые требования в специальном внутреннем документе – памятке командируемому сотруднику. Перед отъездом работника в служебную поездку выдавайте ему эту памятку вместе с командировочным удостоверением.
Памятка для сотрудника, уезжающего в командировку
(для командировок по России)
До командировки
1. В последний рабочий день перед выездом в командировку проверьте, выдали ли вам командировочное удостоверение.
Во время командировки
2. Все ваши командировочные расходы нужно подтверждать документами. Это: а) авиа- и железнодорожные билеты, билеты на автобусы, квитанции или другие проездные документы; б) квитанции за пользование постельными принадлежностями в поезде; в) счет или квитанция из гостиницы, в которой вы останавливались.
Помните: расходы, не подтвержденные документами, компенсированы не будут.
3. Обратите внимание на то, какой документ вам выдадут в гостинице. В идеале вам нужен счет по форме № 3-Г (это значит, что в шапке бланка должны быть слова «счет» и «форма № 3-Г»). Если гостиница выдала вам другой документ – строго поинтересуйтесь, почему. Если это не поможет, убедитесь, что в полученной вами бумаге есть дата, название гостиницы, длительность и стоимость проживания, а также подпись администратора.
4. Проследите, чтобы в гостиничном счете вам выделили сумму налога на добавленную стоимость. Это значит, что в документе должна быть фраза «В том числе НДС» и указана сумма налога.
5. Не теряйте документы. Следуйте простым правилам: а) если вы едете на поезде, не забудьте взять билет у проводника; б) полученные документы собирайте в отдельную папку. Храните там все бумаги, связанные с вашими расходами в поездке. Если вы сомневаетесь, компенсируют ли вам те или иные расходы, все равно сохраните подтверждающие их документы. Бухгалтерия разберется.
6. Из командировки нужно привезти все документы, которые имеют отношение к вашему служебному заданию. В зависимости от ситуации это могут быть: подписанный договор, программа встречи или семинара, карточка участника выставки и т. п.
Не забудьте поставить отметки о прибытии и выбытии на командировочном удостоверении (на обратной стороне бланка). В последний день командировки попросите проштамповать вам удостоверение на том предприятии, в которое вас направили.
После командировки
7. Вернувшись из командировки, вы должны составить авансовый отчет (попросите в бухгалтерии бланк этого документа). Приложите к нему все собранные документы и сдайте все это в бухгалтерию. Сделать это надо в течение трех дней после приезда.
