Подробнее… Регистрация на семинар состоится 24, 25 и 28 мая Круглые столы 25 апреля состоится круглый стол «ВЭД – изменения законодательства». Автор и ведущий — Нагам Елена Рафаиловна, директор ООО «Налоговая стратегия», практикующий налоговый консультант. Подробнее…Зарегистрироваться на круглый стол Консультации аудитора все Аттестованный налоговый консультант Гусельников Роман Вячеславович отвечает на вопросы.24.04.2018: Подскажите, как начисляется НДС при списании УЦЕНЕННОГО товара (промышленный товар) по сроку годности и другим причинам, на первоначальную сумму стоимости товара или на сумму уцененного товара? Разница в цене может отличаться в несколько раз, отсюда и НДС может сильно отличаться. Прошу указать на ссылки в законодательстве. Ответ… 16.04.2018: У нас заключен договор с агентством на приобретение билетов для командировок по безналичному расчету.
Номер с литерой обычно ставят, если приказ нужно провести задним числом, а следующий по порядку номер уже занят. Анталия 2009-04-17 09:19 Номер с литерой обычно ставят, если приказ нужно провести задним числом, а следующий по порядку номер уже занят.
Можно ли использовать дробные номера приказов (приказ от 03.03.2012 № 1, следующий 05.05.2012 № 2, а между ними нужно вставить приказ от 04.03.2012 № 1/1)? Секретарь руководителя, Архангельская обл. Можно ли использовать дробные номера приказов (приказ от 03.03.2012 № 1, следующий 05.05.2012 № 2, а между ними нужно вставить приказ от 04.03.2012 № 1/1)? Секретарь руководителя, Архангельская обл.
Внимание
Поскольку дробный номер приказа может появиться только в том случае, если приказ издается, как говорится, задним числом, то ответ на данный вопрос может быть только один: так делать нельзя. Думаю, излишне напоминать о том, что дата приказа (дата проставляется при регистрации) – это дата его подписания должностным лицом.
Жизнь прекрасна!)) Марина Российская Федерация, Санкт-Петербург #9 27 марта 2009, 10:50 допустим отпуск чел отгулял (даже без отпускных) у меня такое было пару раз, руководителя предупреждал, а до меня не доходил, про графи отпусков я вообще молчу. Я ничего не оформляла, потом чел выходил я текущим числом и текущим порядковым номером оформляла отпуск.
Знаю, что это нарушение достаточно серьезное, и случись с человеком что-нибудь во время такого отпуска головы мне не сносить, но в прошлый период залезать я не могу, т.к. месяц закрыт, цыфры все переданы глав буху. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
Подскажите пожалуйста, можно ли поставить номер приказа с дробью? Например есть Приказ № 32, можноли составить Приказ № 32/1 ? Если содержание одинаковое? Спасибо заранее Форум:
Ключевые слова:
Evenstar 2009-04-15 08:39 Лучше с литерой, например №32а Что значит, одинаковое содержание? Expressio 2009-04-15 09:01 ну например приняли на работу или отправили в командировку т.е содержание одинаковое спасибо. А цифра через дробь нежелательно да? Evenstar 2009-04-15 12:32 Обычно номер приказа с дробью предлагает сама программа 1С, если, к примеру, вы отправляете в командировку несколько человек одним приказом и выбираете на печать форму Т9.
Тогда на каждого работника будет отдельный приказ с номером 32/1, 32/2 и т.д. Можно распечатать в форме Т9а, тогда все сотрудники, отправленные в командировку будут в одной таблице.
Агентство выставило один счет-фактуру от 31.01.2018г. с указанием в ней всех приобретенных в течение января 2018 билетов и выделенной суммой НДС по каждому билету. Какой документ регистрировать в книге покупок: счет-фактуру от агентства или электронные билеты (маршрут/квитанции)? Ответ…
Консультации по кадрам все Консультант по кадровым вопросам Скобцова Валентина Петровна отвечает на вопросы.25.04.2018: При внесении записи при приёме на работу на должность заведующего детским садом допустили ошибку: упустили слова «на должность», указали просто «принята заведующим д/с…». Надо ли признавать запись недействительной и делать новую? Ответ…
17.04.2018: Сотрудник написал в ОДНОМ заявлении о предоставлении отпуска на 28.04.2018, на 3,4.05.2018г.
Все одно и тоже. Денег нет, женщин нет, Да и быть не может. Ни кола, ни двора, И ни рожи с кожей, И друзей ни х…., Да и быть не может. Комом все блины мои, А не только первый… (Высоцкий) 0/0 ЦитироватьНаверх Lexandra Dec 9 2011, 08:23 [ показать ] Отправлено #3 Гуру Сообщений: 1 695 конечно возможно. 0/0 ЦитироватьНаверх Скромняжка Dec 9 2011, 09:29 [ показать ] Отправлено #4 Постоялец Сообщений: 330Из: неизвестности можно, не переживайте)))) Частенько такое бывает Скромняжка 0/0 ЦитироватьНаверх adv Dec 9 2011, 09:30 [ показать ] Отправлено #5 Гуру Сообщений: 28 084Из: у жительства нет мест законом это не регламентировано После слов «пора валить!» либерал спрашивает «куда?», а патриот — «кого?».Гуманитарный конвой 1941 0/0 ЦитироватьНаверх Zaйka Dec 9 2011, 10:23 [ показать ] Отправлено #6 Почти ангел Сообщений: 593Из: Чебоксары-Нвчк Нумеровать через дробь — можно.
Расшифровка номера приказа следующая:
В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом - без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).
Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения. Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.
Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта: При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании - те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).
Даже если компания работает не особенно активно, ее документооборот составляют официальные бумаги о создании и регистрации предприятия, документация, препровождающая процедуры трудоустройства и увольнения работников, и, конечно же, приказы как волеизъявления и распоряжения руководства предприятия по самым различным поводам. Законодательство не устанавливает единой системы делопроизводства для всех организаций.
Существуют лишь отдельные ведомственные приказы, утверждающие инструкции по делопроизводству в конкретных госорганах (к примеру, приказ Федеральной службы по труду и занятости от 28.09.2007 № 219, приказ Федерального казначейства от 27.05.2011 № 206). Таким образом, компаниям предоставляется правовая свобода по установлению внутренней системы документооборота.
Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р. При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например: № 26-р – в распоряжениях; № 26-лс – в приказах по личному составу; № 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний. Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов). Регистрация документов строится на следующих основных правилах.
Внимание
Как зарегистрировать исходящий документ в специальной программе, минуя журнал, говорится в видео. Срок хранения? Типовой срок хранения журнала регистрации исходящих документов составляет 3 года, после чего назначенная приказом руководителя экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) проводит экспертизу ценности документов. По решению данной комиссии документы, не представляющие ценности, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала. Nп/п N и датаисходящегодокумента Комуадресовандокумент Краткоесодержание Кемподписан Отметка обисполнении N дела,куда подшитдокумент … … … … … … … 12 N 01-16ю от23.01.2012 ДиректоруООО «Плюс»г. Москва Об участииюристовкомпании вконференции Директор Отправленпочтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи.
Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных.
Регистрация документов в вопросах и ответах Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа.
Инфо
Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.
Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Регистрация документов С помощью раскрывающихся списков, как правило, заполняются данные (поля):
С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) «корреспондент».
В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо? В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие. Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания.
Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным.
Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки. Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.
1. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012? 2.
Важно
Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря.Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству. Регистрация входящих документов Сам журнал регистрации обычно имеет следующие графы (столбцы):
Из этих граф обязательными будут номер, дата и получатель. Краткое содержание иметь удобно, чтобы не было необходимости каждый раз поднимать подшивку документов в поисках одного письма.Исполнителя указывают крупные организации, если же работает один предприниматель, то, естественно, данная графа будет лишней.
В соответствии с пунктом 3.2.1.3 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г.Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций.
Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями. Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.
Отвечает Чекалова Наталья, эксперт
Нормы законодательства допускают нумерацию через дробь. Например, через дробь можно добавить условное обозначение структурного подразделения. Порядок нумерации лучше закрепить в инструкции по кадровому делопроизводству. Вместе с тем, ответственности за неправильную нумерацию кадровых документов не предусмотрено.
Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу
<...>
Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов можно закрепить во внутренних документах организации, например в инструкции по кадровому делопроизводству.*
<...>
При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс).* Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.
Регистрационный индекс состоит из:
Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.
Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.
Такие правила установлены в
Можно ли оформить номер приказа с дробью, например 84/1, если его забыли зарегистрировать? Чем следует руководствоваться в данном случае?
Регистрация документов является неотъемлемой и одной из важнейших частей общей системы организации работы с документами, важнейшим элементом технологической цепочки движения и обработки документов. Регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)).
Правильно организованная регистрация документов является основой создания справочно-информационных систем по документам организации, позволяет сформировать корректную базу данных о документах, осуществлять контроль их исполнения и оперативно получать информацию о самом документе и его движении в организации.
Присваиваемый документам регистрационный номер:
Придает легитимность документу;
Является одним из его ключевых поисковых элементов;
Позволяет оперативно оценить объем документооборота за определенный календарный период в пределах регистрируемого массива. В связи с этим при организации работы по регистрации документов важно соблюдать установленные ключевые правила — регистрировать документы в пределах документальных массивов и установленных календарных периодов, регистрировать документы планомерно, не допуская разрывов в порядковой нумерации.
Регистрация распорядительных документов, как правило, ведется в пределах установленных групп документов (отдельно приказы и распоряжения, отдельно приказы по личному составу и т.д.) валовой нумерацией в пределах календарного года. К присвоенным регистрационным номерам могут добавляться цифровые или буквенные индексы, например - ОД (приказы по основной деятельности), Р (распоряжения) и др.
Регистрация распорядительных документов должна осуществляться в день их подписания, и при правильной организации работы с документами, соблюдении правил подготовки и регистрации документов разрывов в регистрационных номерах быть не должно.
Однако, в деятельности каждой организации бывают случаи, когда приходится регистрировать документы «задним числом». Конечно, такую практику нужно свести к минимуму, поставив работу с документами так, чтобы исполнители своевременно готовили документы, согласующие лица их своевременно рассматривали, и далее согласованный документ оперативно передавался на подпись руководителю и регистрацию, но полностью исключить форс-мажорные обстоятельства практически невозможно.
При регистрации документов «задним числом» и, соответственно, присвоении регистрационных номеров вне общей установленной системы регистрации нужно учитывать следующие факторы:
При оценке рисков нужно учитывать обстоятельства, которые способствовали передаче документов на несвоевременную регистрацию. Например, известно, что ряд документов должен быть введен в действие с 1 января текущего года, но зачастую это документы сложные, комплексные, подготовка которых может выйти за рамки установленного периода, однако риск их отсутствия в организации в законодательно или нормативно установленный срок превышает риск несоблюдения установленных внутренних правил организации работы с документами, т.к. может повлечь штрафы и другие административные наказания.
Особенности учетных форм могут не позволить внести запись о документе «задним числом» или присвоить документу дробный (или литерный) регистрационный номер. Например, такое практически невозможно при журнальной системе регистрации или при определенных (жестких) настройках информационных систем.
В последнем случае можно предложить следующие варианты:
В заключение следует отметить, что с одной стороны общий порядок регистрации отдельных видов документов должен быть закреплен во внутреннем нормативном документе, например, в инструкции по делопроизводству, но помимо нормативного документа, также важно закрепить в правилах делового оборота возможность регистрации документов при возникновении форс-мажорных обстоятельствах, например, с использованием дробных (84/1) или литерных (84а) номеров, и учитывать данный фактор при планировании работы делопроизводственной службы и при настройках учетных информационных систем.
При этом руководствоваться нужно:
Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!
В организации ведется нумерация приказов с начала года. Если возникла необходимость издать приказ, но свободного номера приказа нет. Можно ли использовать дробь? Например, 198/1.
Ответ на вопрос:
Данный вопрос законодательно не урегулирован.
При регистрации каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс).
При этом система регистрации документов, в том числе и приказов, разрабатывается самой организацией и закрепляется в локальном нормативном акте, например, Инструкции по ведению делопроизводства.
Таким образом, действующее законодательство не запрещает нумеровать кадровые приказы через дробь. Однако при проведении проверки соблюдения трудового законодательства или в случае конфликта с работником и судебных разбирательств нумерация приказов через дробь может стать доказательством издания приказа задним числом. А, следовательно, такой приказ мог быть сфальсифицирован работодателем с целью сокрытия нарушения трудового законодательства.
Исходя из сказанного, во избежание проблем с контролирующими органами и конфликтов с работниками нумеровать кадровые приказы через дробь не рекомендуется .
Подробности в материалах Системы Кадры:
1. Ответ: Как индексировать (нумеровать) документы, поступающие в кадровую службу
Нина Ковязина , заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс).* Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.
Регистрационный индекс состоит из:
Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.
Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по . У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.
Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
С уважением и пожеланием комфортной работы, Юлия Месхия,
эксперт Системы Кадры
